Funktionsübersicht

Der vollständige Funktionsumfang auf einen Blick

Von KI-Werkzeugen für den Unterricht über die Elternkommunikation bis zum digitalen Klassenbuch: SchulDialogPlus vereint alle Module einer modernen Grundschule in einer Plattform – ausgelegt für einen DSGVO-konformen Betrieb. Die folgende Übersicht zeigt jeden Bereich mit Praxisbeispielen aus dem Schulalltag.

Übersicht

Acht Modulbereiche

Springen Sie direkt zu dem Bereich, der Sie interessiert. Jedes Modul wird mit seinen Kernfunktionen und einem Beispiel aus der Grundschule vorgestellt.

Modul 01

KI-Werkzeuge für den Unterricht

Elf KI-Bausteine, die Lehrkräfte und pädagogisches Personal im Alltag entlasten – von der fertigen Arbeitsblatt-Erstellung über Differenzierung, Persona-Chats für Kinder, automatisch erstellte Quizze und aufbereitete Lesetexte bis zur Planung kompletter Unterrichtsreihen. Ergänzt um das adaptive Übungsmodul, dessen Aufgaben fest mitgeliefert werden. Sofort einsetzbar, ohne technisches Vorwissen. Alle KI-Ergebnisse sind Entwürfe und bleiben fachlich in der Hand der Lehrkraft.

KI-Assistenz

Chat zu Unterricht, Pädagogik oder Schulverwaltung. Rolle und Klassenstufe wählen, Dateien hochladen (bis zu 10), Verlauf als Dokument exportieren. Nutzt das hinterlegte Schulwissen für die Informationsanreicherung.

Rollen: Lehrkraft, pädagogisches Personal, Schulverwaltung, Sozialverhalten – oder „Allgemein" ohne Rollen-Vorgabe
Zielgruppen: Neben allen Klassenstufen auch „Förderschwerpunkt Geistige Entwicklung" und „Deutsch als Zweitsprache"
Bildgenerierung: Bilder per Texteingabe erzeugen und in den Chat oder die Dateiablage übernehmen
Langtext-Editor: Großes Eingabefenster mit Formatierung für mehrzeilige Texte – Dateien lassen sich auch direkt aus der Dateiablage anhängen

Beispiel GrundschuleEine Lehrkraft lädt das Lese-Lehrbuch der 2. Klasse hoch und fragt nach kreativen Anschlussaufgaben zu Kapitel 5. Die KI schlägt Wortspiele, Schreibanlässe und ein Rollenspiel vor.

KI-Agenten erstellen

Eigene Agenten mit individuellen Anweisungen, gespeichert und teilbar über die schulinterne Bibliothek. Beispiel-Prompts laden, anpassen, mit Datei-Upload (bis zu 10 Dateien mit Texterkennung, auch direkt aus der Dateiablage), Langtext-Editor, Bildgenerierung und Word-Export kombinieren. Auch hier lassen sich Klassenstufe sowie die Zielgruppen „Geistige Entwicklung" und „Deutsch als Zweitsprache" hinterlegen.

Beispiel GrundschuleEin „Elternbrief-Vereinfacher" mit System-Prompt für einfache Sprache (max. 12 Wörter pro Satz, keine Behördenfloskeln). Über die Bibliothek profitieren alle Kolleg:innen.

Persona Chat

Chatbot, der als historische Persönlichkeit oder Gestalt antwortet – als offener Chat oder als Ratespiel mit Versuchszähler. Über QR-Code, Direkt-Link oder Code zugänglich, ganz ohne Anmeldung. Auf dem Smartboard projizierbar.

Beispiel GrundschuleIm Sachunterricht der 4. Klasse zu „berühmten Erfindern" startet die Lehrkraft einen Persona-Chat mit „Marie Curie" für 60 Minuten. Kinder fragen am Tablet: „Wie hast du Polonium entdeckt?"

Arbeitsblatterstellung

Vollständige Arbeitsblätter aus Klassenstufe, Fach und Thema: Die KI schlägt zunächst konkretere Themenformulierungen vor und erzeugt dann Titel, Beschreibung, Aufgaben und passende Lösungen. Passt ein Lesetext zum Thema, entsteht er mit – samt Glossar, das die für die Klassenstufe schwierigen Wörter erklärt. Jede Komponente ist einzeln im Editor bearbeitbar.

Eigene Wünsche: „Nur Ankreuz-Aufgaben", „genau vier Aufgaben" – sie haben Vorrang vor den KI-Vorgaben
Änderungswunsch pro Aufgabe: Einzelne Aufgabe samt Lösung gezielt überarbeiten lassen
Varianten: Leichtere und schwerere Fassung je Aufgabe oder für das ganze Blatt
Tab „Lernwörter": Aus einer Wortliste entstehen ein Lesetext mit fett gedruckten Lernwörtern und ein Lückentext samt Lösung – ideal für den Wochenwortschatz
Zielgruppen: Auch „Geistige Entwicklung" und „Deutsch als Zweitsprache" wählbar; für Klasse 1 entstehen Aufgaben für Leseanfänger mit Emojis statt Text

Beispiel GrundschuleFür Sachunterricht Klasse 3 entsteht zum Thema „Die Nordsee" ein Blatt mit Lesetext, Glossar und fünf Aufgaben. Eine Aufgabe wird per Änderungswunsch („als Multiple-Choice") umgebaut, für zwei Kinder erzeugt die Lehrkraft zusätzlich die leichtere Fassung.

Arbeitsblatt-Differenzierung

Ein Arbeitsblatt als PDF oder Foto hochladen – die KI erstellt automatisch eine leichtere und eine schwerere Version. Beide sind frei nachbearbeitbar und als Dokument exportierbar.

Beispiel GrundschuleDas Mathe-AB „Schriftliches Addieren bis 1.000" wird hochgeladen. Die leichte Variante reduziert auf zwei Stellen, die schwere ergänzt Sachaufgaben und einen Knobel-Stern.

Arbeitsblatt-Optimierung

Pädagogische Analyse vorhandener Arbeitsblätter: Erkennung von Klassenstufe und Fach, Stärken, kritischen Punkten (Schwere gering/mittel/hoch) und konkreten Verbesserungsvorschlägen mit Aufwandsschätzung.

Beispiel GrundschuleEin altes Sachunterricht-AB „Wasserkreislauf" (Klasse 3) wird umgebaut: einfache Sprache, Lückentext mit Bildunterstützung, mehr Aktivform. Export als Dokument für die weitere Verwendung.

Video- und Audio-Aufgaben

Aus YouTube, ARD-/ZDF-Mediathek oder direkten Audio-URLs entstehen automatisch Multiple-Choice-, Freitext- oder Lückentext-Aufgaben mit Lösungsblatt und QR-Code zum Beitrag.

Beispiel GrundschuleDie 4. Klasse schaut „Die Sendung mit der Maus – Vom Korn zum Brot" als Hausaufgabe. 12 Multiple-Choice-Fragen mit QR-Code zum Beitrag werden ergänzt.

Quiz erstellen & Quiz-Bibliothek

Multiple-Choice-Quizze per KI oder von Hand: Thema, Fach, Klassenstufe und Anzahl der Fragen wählen – jede Frage erhält Antwortmöglichkeiten, einen pädagogischen Erklärtext und auf Wunsch ein generiertes Bild. Vor dem Veröffentlichen kann alles im Editor angepasst und eine Vorschau gespielt werden. Quizze landen in einer persönlichen Bibliothek und können per 5-stelligem Code oder QR-Code im Klassenraum ohne Anmeldung gestartet werden. Alternativ stimmt die Klasse ganz ohne eigene Geräte mit gedruckten Drehkarten ab, die per QR-Scan erfasst und ausgewertet werden.

Bilder & Erklärungen: Pro Frage generierbar
Zufällige Reihenfolge: Fragen und Antworten optional mischen
Abstimmungskarten: Geräteloses Abstimmen mit Drehkarten – mit Auswertung pro Frage und Rangliste
Import / Export: Quizze mit Kolleg:innen als Datei tauschen

Beispiel GrundschuleZum Abschluss der Reihe „Wasserkreislauf" (Klasse 3) erstellt die Lehrkraft ein 10-Fragen-Quiz mit Bildern. Im Klassenraum gibt sie den Quiz-Code am Smartboard ein und startet direkt mit dem erstellten Quiz – mit Erklärung pro Frage für direktes Feedback.

KI-Podcast

Lernpodcast zu einem Thema – zwei Fachexpert:innen unterhalten sich altersgerecht. Skript vor dem Anhören prüfbar, MP3 zum Herunterladen oder Speichern in der Dateiablage. Aus dem Transkript lassen sich passende Arbeitsblätter erzeugen; alle Podcasts sammeln sich in einer Bibliothek und können per Freigabe-Code öffentlich bereitgestellt werden.

Beispiel GrundschuleEin Podcast „Wie funktioniert ein Vulkan?" für Klasse 3 erklärt Magma, Eruption und Beispiele wie Vesuv. Im Stuhlkreis-Hörzentrum hören die Kinder mit Kopfhörern mit.

Leseübungen

Lesetexte für die Klasse aufbereiten: automatische Silbentrennung nach deutschen Trennmustern, farbige Wortarten-Markierung per KI und eine Vorlesefunktion in weiblicher und männlicher Stimme, die jedes gesprochene Wort mitmarkiert. Einmal generiert, jederzeit ohne neue KI-Generierung abrufbar und im Kollegium teilbar.

Lesehilfen: Silbenbögen, Leselineal und einstellbares Vorlese-Tempo
Öffentliche Gruppen: Per Code/QR für Kinder freigegeben – inkl. Offline-App

Beispiel GrundschuleDie Lehrerin der 1b fügt den Lesetext „Der kleine Igel" ein, aktiviert Silbentrennung und Leselineal und lässt die Kinder am Tablet mitlesen, während die Stimme Wort für Wort vorliest. Über einen QR-Code üben sie denselben Text auch zu Hause.

Unterrichtsreihenplanung

Ganze Reihen planen – nicht als Chatverlauf, sondern als sichtbare Blöcke: Klassenstufe, Fach und ein Thema aus dem Rahmenlehrplan wählen, konkrete Teilthemen vorschlagen lassen und angeben, über wie viele Unterrichtsstunden die Reihe gehen soll. Die KI entwirft zunächst nur den Überblick; jede Stunde wird als eigener Block dargestellt und lässt sich einzeln in Ruhe ausplanen.

Stunde für Stunde: „Stunde planen" erzeugt Lernziele, tabellarischen Verlaufsplan, Material und Differenzierung – im Hintergrund, während du weiterarbeitest
Änderungswunsch: „Mehr Gruppenarbeit", „Einstieg kürzer" – die KI setzt ihn direkt im Text um
Rahmenlehrplan-Themen: Für freigeschaltete Fächer stehen amtliche Themen mit Beschreibung zur Auswahl, eigene Teilthemen bleiben gespeichert
Privat: Alles, was hier entsteht, ist nur für die planende Person sichtbar

Beispiel GrundschuleFür Sachunterricht Klasse 2 wählt die Lehrkraft das Rahmenlehrplan-Thema „Pflanzen und Tiere im Jahreslauf", hakt drei vorgeschlagene Teilthemen an und setzt 8 Stunden. Die Reihe erscheint als Blockgruppe; die erste Stunde lässt sie sofort ausplanen, den Rest nach und nach.

Übungen für Kinder

Adaptive Übungsaufgaben für Deutsch und Mathematik (Klasse 2 bis 6), passend zum eingestellten Bundesland und fest mitgeliefert – hier arbeitet keine KI. Die Aufgaben setzen unterhalb der Lehrplan-Anforderungen an und werden erst schwerer, wenn eine Runde vollständig richtig gelöst wurde. Kinder üben selbstständig über einen Übungslink mit QR- und vierstelligem Übungscode, der bis zu 30 Themen aus allen Klassenstufen bündeln kann.

Datensparsam: Weder Namen noch Antworten werden gespeichert – keine Noten, keine Punkte, keine Bestenliste, keine Rückmeldung zu einzelnen Kindern
3-Wörter-Codes: Bis zu 60 auf einmal ausdrucken; sie merken sich den Lernstand geräteunabhängig
Offline auf Tablets: Als App zum Startbildschirm hinzufügen, Aufgaben liegen dann auf dem Gerät
Gemeldete Fragen: Kinder melden anonym „Antwort falsch" oder „nicht verstanden" – die Frage lässt sich ausblenden

Beispiel GrundschuleDie Lehrerin der 3a legt den Übungslink „3a Einmaleins & Silben" mit sechs Themen an, druckt 24 Codes wie „Fuchs-Mond-Stern" aus und klebt den QR-Code auf die Tablets. Wer regelmäßig übt, behält seinen Code dauerhaft.

Modul 02

Einstieg & Grundlagen

Dashboard und Profil als persönliche Schaltzentrale: Die Dashboard-Karten lassen sich an den eigenen Arbeitsalltag anpassen. Dazu die Grundlagen, die überall gelten – Befehlssuche und Sprachsteuerung, Rollen und Klassenzugriff, Anmeldung per Passkey, Nutzung auf Handy und Tablet und die Bedienhilfe auf jeder Seite.

Dashboard

Die Startseite des Portals bündelt alle wichtigen Bereiche – von der Elternkommunikation über KI-Tools bis zum Wissensspeicher. Jedes Mitglied des Kollegiums kann sein Dashboard auf den eigenen Arbeitsalltag zuschneiden.

Drag & Drop: Kacheln frei anordnen
Sichtbarkeit: Karten ein- oder ausblenden
Schnellzugriff: Schul-Chatbot, Klassen-Newsticker, Anwesenheit, KI-Inspirationen

Beispiel GrundschuleEine Klassenlehrerin der 2b legt sich Newsticker, E-Mailversand und Anwesenheitserfassung nach oben. Der Förderlehrer blendet die Eltern-Kacheln aus und priorisiert die KI-Tools.

Profil & Klassenverwaltung

Klassen anlegen und Kinder mit fünf Tabs verwalten (Stammdaten, Entlasszeiten, Kontakte, Module, Sonstiges). Klassenverteiler entstehen automatisch aus den hinterlegten Erziehungsberechtigten. In der Detailansicht einer Klasse liegen alle Einstellungen, druckbaren Listen und Aktionen zusammen.

Schuljahreswechsel: Alle Stufen +1, 14 Tage rückgängig machbar
Datenanfrage an Eltern: Entlasszeiten per Link selbst pflegen lassen – fehlende Kontaktdaten alternativ als PDF für die Postmappe anfragen
Listen & QR-Codes: Entlassungs- und Telefonliste drucken, QR-Etiketten für die Anwesenheitserfassung erzeugen
Klassenleitung eintragen: Klassenlehrkräfte und Erzieher:innen je Klasse – die passenden Klassenrechte werden automatisch vergeben, und der Chatbot beantwortet „Wer leitet die 3a?"
AG-/Modulvergabe: Modulwunsch-Codes für Kinder, Eltern-Bestätigung per E-Mail oder Postmappen-PDF – inklusive digitaler Unterschrift, die sich ausdrucken lässt
Spätmodul: Bei vorhandenem Vertrag steht zusätzlich die Zeit der Spätbetreuung zur Auswahl
Erreichbarkeit im Blick: Markierungen zeigen Kinder ohne Erziehungsberechtigte, ohne E-Mailadresse oder mit unzustellbaren Adressen
Willkommensklassen: Kinder einer Regelklasse zur Datenpflege zuordnen, ohne dass sie dort in Verteilern, Pinnwand oder Klassenbuch auftauchen
Automatische Anwesenheit: Pro Klasse aktivierbar – täglich um 08:00 Uhr alle Kinder auf „anwesend"

Beispiel GrundschuleMia aus der 1a wird montags um 14:00 von der Mutter abgeholt, dienstags geht sie um 13:30 alleine, mittwochs ist Chor bis 15:30. Hortbetreuung sieht alle Zeiten direkt im Klassenbuch.

Rollen, Rechte und Klassenzugriff

Fünf Rollen regeln, was möglich ist: Admin (volle Verwaltung), Schulleitung (fast alle Verwaltungsrechte), Editor (der Normalfall für Lehrkräfte und Erzieher:innen), Viewer (ausschließlich lesen – jede Änderung wird portalweit blockiert) und Elternvertreter:in mit stark eingeschränktem eigenem Menü. Dazu kommen Einzelrechte wie „Alle Klassen", Wissensmanagement, Modulverwaltung oder Live-Chat.

Sichtbar sind nur zugeordnete Klassen: Einheitlich in Klassenverwaltung, E-Mailversand, Abwesenheiten, Klassenbuch und Pinnwand
Befristeter Klassenzugriff: Für 1 bis 14 Tage anforderbar – er endet danach automatisch
Eltern haben kein Konto: Sie erreichen Inhalte nur über Links, QR-Codes oder Zugangscodes – jeweils für genau diesen einen Zweck

Beispiel GrundschuleEine Kollegin übernimmt kurzfristig die Vertretung in der 4b und fordert Klassenzugriff für fünf Tage an. Die Klassenlehrerin gibt ihn frei; nach der Vertretungswoche verschwindet die Klasse automatisch wieder aus ihrer Ansicht.

Mobil, offline und Bedienhilfe

Das Portal ist eine Web-App und lässt sich auf Handy und Tablet wie eine App auf den Startbildschirm legen. Nur als installierte App sind auf iPhone und iPad Push-Benachrichtigungen möglich. Für Ausflüge und Wandertage stehen ausgewählte Inhalte auch ohne Internet bereit – verschlüsselt auf dem Gerät abgelegt.

Offline verfügbar: Notfall- und Klassenlisten, Mitteilungen, Chats und als offline markierte Wissensartikel
Bedienhilfe auf jeder Seite: Fragezeichen oben rechts öffnet Beschreibung und Schritt-für-Schritt-Erklärungen, im Hilfe-Modus zusätzlich Info-Symbole direkt an den Feldern
Rundgang „Schulhaus entdecken": Führt Neue entlang typischer Situationen im Schulalltag durch die Funktionen

Befehlssuche & Sprachsteuerung

Über die Lupe oben rechts (Strg+K bzw. ⌘+K) lassen sich Seiten, Funktionen, Klassen und Kinder durchsuchen. Das Mikrofon-Symbol darin startet die Sprachsteuerung: gesprochene Befehle wie „Peter aus der 5a entlassen", „Elternbrief schreiben", „Wer aus der 3b ist noch da?" oder „Quiz über die Römer für Klasse 6" führen direkt zur Aktion.

Rückfragen inklusive: Fehlt eine Angabe, fragt das Portal nach und liest die Frage vor
Sicher by default: Auskünfte werden vorgelesen, alles, was etwas ändert, wartet auf Bestätigung
Als App: Die Sprachsteuerung ist auch über das Kontextmenü des App-Symbols erreichbar

Beispiel GrundschuleBeim Abholen an der Tür sagt die Erzieherin „Mila aus der 5a ist entlassen", statt das Tablet zu bedienen – und legt per Sprache gleich eine Erinnerung für den nächsten Morgen an.

Beispiel GrundschuleVor dem Wandertag öffnet der Klassenlehrer das Portal einmal im WLAN. Im Wald ohne Empfang hat er Klassenliste, Notfallnummern und die Telefonkontakte der Eltern trotzdem griffbereit.

Passkeys

Ein zusätzlicher Anmeldeweg neben Passwort und Anmeldelink: Statt zu tippen, wird das eigene Gerät mit Fingerabdruck, Gesichtserkennung oder Geräte-PIN entsperrt. Jedes Gerät bekommt seinen eigenen Passkey, der sich jederzeit wieder entfernen lässt – Passwort und Anmeldelink bleiben davon unberührt.

Kein Code per E-Mail: Das Entsperren des Geräts ist bereits der zweite Faktor
Nur eigene Geräte: Wer ein Gerät entsperren kann, kann sich damit anmelden – auf Geräten im Lehrerzimmer deshalb bewusst nicht einrichten

Beispiel GrundschuleDie Konrektorin legt auf ihrem Diensthandy und ihrem Laptop je einen Passkey an und meldet sich morgens per Fingerabdruck an. Als das Handy getauscht wird, entfernt sie den alten Passkey aus dem Portal.

Modul 03

Elternkommunikation

Mehrsprachige Elternbriefe, Klassenpinnwand, Terminbuchung, Materiallisten und Online-Formulare – alles ohne App und ohne Eltern-Account. Antworten der Eltern lassen sich über das eigene E-Mailpostfach direkt im Portal lesen. Eltern erreichen die Inhalte über Links und QR-Codes in ihrer Familiensprache.

E-Mailversand

Strukturierter Versand an automatisch gepflegte Klassenverteiler. Texte können per KI ausformuliert werden, Termine als .ics-Datei angehängt, Umfragen oder Tabellenabfragen direkt eingebettet werden.

Übersetzung: 7 Sprachen (DE, EN, TR, RU, AR, ES, FR)
Lesebestätigung: Wer hat den Brief geöffnet?
Protokolle: Inhalt, Empfänger, Antworten dokumentiert

Beispiel GrundschuleDie Lehrerin der 1c verschickt den Elternbrief zum Schulausflug ins Naturkundemuseum mit angehängtem Termin (.ics) und einer Tabellenabfrage zur Begleitperson. Nach drei Tagen zeigt die Lesebestätigung gezielt die fehlenden Familien.

E-Mailpostfach der Eltern-Antworten

Das eigene dienstliche Postfach lässt sich per IMAP einbinden, um Antworten der Eltern direkt im Portal zu lesen – Posteingang und gesendete Objekte in je einem Untertab. Antworten auf verschickte Elternbriefe erkennt das Portal automatisch und zeigt sie beim passenden Versand an; die Zahl am Tab nennt die noch ungelesenen.

Nur lesend: Nichts wird verschoben, gelöscht oder als gelesen markiert
Privat: Das eigene Postfach sieht nur die Person, die es eingebunden hat
Dauerhaft nachlesbar: Erkannte Antworten bleiben im Portal lesbar, auch wenn die Mail später im Postfach gelöscht wird

Beispiel GrundschuleAuf den Elternbrief zur Lesenacht antworten neun Familien per Mail. Statt im Postfach zu suchen, sieht die Klassenlehrerin alle Antworten gesammelt unter dem Versand im Protokoll.

Klassenpinnwand

Eine öffentliche Seite pro Klasse mit Fächern, Inhalten, Bildern und chronologischem Zeitstrahl. Per Link, QR-Code oder Aushang teilbar. Neue Pinnwände sind zunächst aus – erst der Schalter „Öffentliche Pinnwand aktivieren" schaltet die Seite frei. Danach informiert die tägliche Eltern-Benachrichtigung automatisch übersetzt über neue oder geänderte Inhalte; reines Entfernen oder Umsortieren löst bewusst keine E-Mail aus.

Terminliste: Anstehende Termine mit Uhrzeit erscheinen als Liste – auf Wunsch zusätzlich als Kachel im Zeitstrahl
Passwortschutz: Läuft alle 7 Monate ab
Druckbarer QR-Code: Ideal für das Elternbrett
Mehrsprachig: 7 Sprachen automatisch

Beispiel GrundschuleDie Lehrerin der 2a pflegt für Deutsch, Mathe und Sachunterricht je eine Themen-Kachel. Auf dem Zeitstrahl: Bücherei-Besuch 12.05., Lesenacht 21.06., Sportfest 15.07. Der QR-Code hängt im Klassenraum.

Terminvereinbarungen

Buchungslinks für Elterngespräche: Eltern reservieren sich selbst einen freien Slot. Pflichtfelder wie „Name des Kindes" oder „Wunschthemen" werden direkt beim Buchen erfasst.

Flexible Slots: Beliebig viele Zeitfenster, auch über mehrere Tage
Übersicht: Alle Buchungen mit Eltern-Eingaben sichtbar

Beispiel GrundschuleVor den Halbjahreszeugnissen legt die Klassenlehrerin der 4c „Elterngespräche zum Halbjahr 2026" mit 20-Minuten-Slots an. Den Buchungslink versendet sie über den E-Mail-Versand mit Lesebestätigung.

Materiallisten

Checklisten zum Schuljahresbeginn oder für Klassenfahrten – jede Familie erhält einen individuellen Link und hakt zu Hause ab, was schon vorhanden ist. Mehrsprachig, gruppiert nach Themen.

Gruppierung: Stifte, Hefte, Sport, Sonstiges
Verwaltung: Bearbeiten, duplizieren, exportieren, teilen

Beispiel GrundschuleDie zukünftige Klassenlehrerin der 1a baut beim Elternabend die Liste „Materialien zur Einschulung" auf. Alle Eltern bekommen ihren persönlichen Link und haken ab, was sie schon haben.

Online-Formulare

Anmeldungen, Einverständnisse oder Bedarfsabfragen als digitale Formulare mit Pflicht-Datenschutzhinweis. Bestehende Papierformulare können per KI-Import als PDF eingelesen und automatisch in eine Online-Version überführt werden.

Versionierung: Strukturelle Änderungen erzeugen neue Version – alte Einreichungen bleiben lesbar
Export: CSV (Excel-kompatibel) oder JSON
PDF mit Sichtvermerk: Für die Akte

Beispiel GrundschuleDas Sekretariat scannt das alte Anmeldeformular, lässt es per KI-Import als Entwurf anlegen und prüft die orange markierten Felder. Nach Aktivierung füllen Eltern online aus, das Sekretariat exportiert als CSV.

Modul 04

Klassenmanagement

Digitales Klassenbuch, Klassen-News, Anwesenheitserfassung und Abwesenheiten – alle Werkzeuge für den Unterrichtsalltag, die täglich Zeit sparen und gleichzeitig die Dokumentation rechtssicher halten. Klassenbuch, Anwesenheit und Online-Krankmeldungen der Eltern arbeiten auf derselben Datenbasis: Nichts muss doppelt eingetragen werden.

Digitales Klassenbuch

Unterrichtsinhalte, Hausaufgaben, Abwesenheiten, Verspätungen und besondere Vorkommnisse zentral erfassen. Wochenübersicht mit Drag & Drop, automatische Anwesenheitsmarkierung um 08:00 Uhr und PDF-Export für die Akten.

Eintragstypen: Unterricht, Abwesenheit, Verspätung, vergessene HA, Vorkommnisse
Statistiken: Pro Kind oder ganze Klasse
Mehrtägige Abwesenheit: Automatisch auf alle Werktage angelegt

Beispiel GrundschuleMontag 08:15 erfasst die Klassenlehrerin der 3a die Anwesenheit, dokumentiert die Mathe-Stunde („Halbschriftliche Subtraktion mit Zehnerübergang") und die Verspätung von Tom (20 Min). Ende der Woche exportiert sie alles als PDF.

Klassen Hinweise

Aktuelle Hinweise und Aktionen für eine Klasse – nur für berechtigte Benutzer:innen sichtbar, nicht öffentlich. Kurzer Text, optional mit Foto, sortiert nach Datum mit Autor:innen-Anzeige.

Mehrere Klassen gleichzeitig: Bei mehreren zugeordneten Klassen

Beispiel GrundschuleDie Vertretungslehrerin postet morgens „Heute keine Mathe-Stunde, dafür Werken bis 11:30 – Frau X ist krank". Die Mit-Klassenlehrerin der 4b sieht das beim Login.

Abwesenheiten

Alle Kinder der eigenen Klassen mit dem heutigen Status: anwesend, abwesend (mit Grund), verspätet oder noch nicht erfasst. Online-Krankmeldungen der Eltern erscheinen automatisch hier und im Klassenbuch. Pro Kind lassen sich alle bisherigen Fehlzeiten und Verspätungen chronologisch nachlesen.

Nachträglich korrigierbar: Unentschuldigtes Fehlen später als entschuldigt markieren
Nachvollziehbar: Jede Änderung zeigt, wer sie wann vorgenommen hat

Beispiel GrundschuleDie Mutter meldet Lina morgens online krank – der Eintrag steht sofort bei den Abwesenheiten und im Klassenbuch der 2b. Als das Attest nachgereicht wird, setzt die Klassenlehrerin den Eintrag auf „entschuldigt".

Abwesenheiten prüfen

Die tägliche Klärliste für das Sekretariat: Hier stehen genau die Kinder, bei denen heute unklar ist, warum sie fehlen – Klassen mit automatischer Anwesenheit um 8:00 Uhr, bei denen ein Kind danach ohne Grund auf abwesend gesetzt wurde. Zu jedem Kind stehen die Erziehungsberechtigten mit Telefonnummer und E-Mailadresse, weitere Kontakte und die hinterlegten Hinweise direkt darunter.

Anrufen per Tipp: Ein Tipp auf die Nummer wählt sie – die eigene Rufnummer wird dabei unterdrückt
Grund nachtragen: Der Eintrag landet im selben Datenbestand wie Abwesenheiten und Klassenbuch
Geklärtes rutscht nach unten: Kinder mit hinterlegtem Grund erscheinen ausgegraut und eingeklappt

Beispiel GrundschuleUm 9:30 Uhr stehen vier Kinder auf der Liste. Das Sekretariat ruft nacheinander an, trägt „Arzttermin", „krank" und zweimal „verschlafen" ein – danach ist die Liste leer und alle Einträge stehen im Klassenbuch.

Anwesenheitserfassung

Auf einen Blick zeigt das Dashboard, wie viele Kinder aktuell anwesend sind. QR-Code-basierte Erfassung pro Kind oder manueller Check-In und Check-Out.

Pufferzeit: Vor der Entlassung individuell einstellbar
Sichtbare Wochentage: Schul- und Kita-spezifisch
Anwesenheitsliste: Bei Notfällen ist schnell einsehbar, wer noch im Gebäude ist.

Modul 05

Wissensmanagement & Suche

Das institutionelle Gedächtnis der Schule: strukturierte Wissensartikel mit Versionierung und Prüfintervallen, eine KI-Assistenz, die Artikel im geführten Gespräch schreibt, KI-gestützte Suche per Schul-Chatbot, Themencheck, Prüfliste und Artikel-Statistik für die Pflege, die amtlichen Rahmenlehrpläne als zusätzliche Wissensquelle, Chat-Logs für die Qualitätskontrolle, eine zentrale Dateiablage mit geteilten Unterrichtsmaterialien – und ein Smartboard-Modus, der Dokumente in Sekunden auf jedes Tablet oder Smartboard bringt.

Wissensartikel-Übersicht

Alle Artikel der Schule, organisiert in Kategorien und Unterkategorien. Wichtige Inhalte werden angepinnt und erscheinen direkt auf dem Dashboard. Interne Artikel sind klar markiert und werden vom öffentlichen Chatbot ausgeschlossen.

Pinning: Bis zu 3 Artikel oben halten
Webseiten-Kategorie: Pro Konto ein-/ausblendbar

Beispiel GrundschuleKategorien wie „Schulorganisation" (Pausenregeln, Hausordnung, Notfallplan), „Pädagogik" und „Materialien". Der Notfallplan wird angepinnt und erscheint direkt auf dem Dashboard.

Artikel ansehen & verwalten

Formatierter Inhalt mit PDF-Anhängen direkt im Browser anzeigbar. Per E-Mail an externe Partner versendbar, in andere Kategorien verschiebbar. Für Schulleitung und Admins: Versionen-Backup (bis zu 5) und Audit-Log der letzten 20 Aktionen.

Kommentare an Textstellen: Eine Stelle markieren und kommentieren – der Hinweis hängt genau dort, auf Wunsch mit Benachrichtigung an die verfassende Person
Zuweisungen: Festlegen, wer sich um einen Artikel kümmert – zugewiesene Personen werden über jede Überarbeitung informiert
Kennzeichnung: „Intern" oder „Öffentlich" steht direkt unter dem Titel – öffentlich heißt, der Artikel beantwortet auch den Chatbot auf der Schulwebseite
Druckansicht: Titel, Kategorie und Inhalt auf A4, mit „Ausdruck vom …" auf jeder Seite
„Wichtige Information": Der Artikel wird dem Chatbot bei jeder Anfrage als Kontext mitgegeben – sparsam einsetzen
Offline verfügbar: Verschlüsselt auf dem eigenen Gerät ablegen; Schulleitung und Admins können Artikel für alle offline bereitstellen

Artikel-Assistenz

Wissensartikel im geführten Gespräch statt vor dem leeren Blatt: Thema aus einer Liste typischer Schulthemen wählen oder eigenes eingeben – danach stellt die KI nacheinander kurze Fragen, die sich mit Ja/Nein, in Stichpunkten oder gar nicht beantworten lassen. Aus den Antworten entsteht live ein strukturierter Artikel.

Etwa 15 Fragen: Jederzeit abbrechbar mit „Genug Infos – Artikel erstellen"
Selbstprüfung: Die KI sucht Lücken und Widersprüche, fragt nach und arbeitet die Antworten direkt ein
Doppelte vermeiden: Themen mit vorhandenem Artikel sind ausgegraut und verlinkt

Beispiel GrundschuleZum Thema „Vertretungsregelung" beantwortet die Konrektorin 15 kurze Fragen in Stichpunkten. Nach zehn Minuten steht ein gegliederter Artikel in der Bearbeiten-Ansicht – statt eines Dokuments, das nie geschrieben worden wäre.

Artikel bearbeiten oder neu anlegen

WYSIWYG-Editor mit Überschriften, Listen, Tabellen, Bildern und einem Roh-Markdown-Modus. Konfigurierbares Prüfintervall (3, 6, 12 Monate) hält Inhalte aktuell – nach Kontrolle reicht ein Klick „Prüfdatum zurücksetzen".

Beispiel GrundschuleDie Konrektorin pflegt den Erste-Hilfe-Plan mit 6-Monats-Prüfintervall. Bei Fälligkeit kontrolliert sie nur Inhalt und Ansprechpartner und setzt das Datum zurück – ohne Textänderung.

Prüfliste

Eine Übersicht, welche Artikel als nächstes gepflegt werden müssen: überfällige und demnächst fällige Prüftermine, automatisch als „eventuell veraltet" markierte Artikel und offene Themenwünsche aus dem Kollegium. Aus jedem Themenwunsch lässt sich direkt ein neuer Wissensartikel anlegen.

Beispiel GrundschuleDonnerstags öffnet die Konrektorin die Prüfliste: drei Artikel mit Fälligkeit, ein als veraltet markierter Brandschutz-Eintrag und zwei Themenwünsche („Wie melde ich Klassenfahrten an?"). Innerhalb einer halben Stunde ist alles abgehakt.

Artikel-Statistik

Zeigt, welche Wissensartikel tatsächlich gebraucht werden: wie oft ein Artikel der KI als Quelle für eine Antwort gedient hat und wie oft seine Seite aufgerufen wurde. Alle Zahlen sind zusammengefasst – es wird nicht gespeichert, wer etwas gelesen oder gefragt hat.

Zeiträume: 30 Tage, 90 Tage oder Gesamtsumme, dazu ein Verlauf der letzten 30 Tage
Gelesen, aber ungenutzt: Artikel, die niemand als KI-Quelle erreicht – der beste Ansatzpunkt zum Überarbeiten

Beispiel GrundschuleDer Artikel „Vertretungsregelung" wird oft gelesen, taucht aber nie als KI-Quelle auf. Die Schulleitung formuliert ihn entlang echter Fragen um – danach beantwortet er die Anfragen des Kollegiums direkt.

Themencheck

Die KI prüft systematisch, ob der Wissensspeicher zu allen wichtigen Themen der Schule belastbare Antworten enthält. Themen sind in Unterthemen und Fragen gegliedert; jede Frage wird gegen die hinterlegten Artikel geprüft und mit „Ja / Nein / Unklar" beantwortet – so werden Wissenslücken sichtbar und gezielt schließbar.

Vollständiger Check: Alle Fragen auf einmal prüfen lassen
Einzelne Frage nachprüfen: Nach Ergänzungen erneut testen
Konfigurierbare Themen: Eigene Frage-Kataloge importier- und exportierbar

Beispiel GrundschuleVor der Schulinspektion startet die Schulleitung den vollständigen Themencheck. Beim Unterthema „Krisenplan" zeigen drei Fragen einen orangen Balken – die Notfallnummern fehlen im Artikel. Nach der Ergänzung wechselt der Status auf grün.

Schul-Chatbot

Antworten aus dem schuleigenen Wissensspeicher mit Quellenangaben. Folgefragen funktionieren, weil der Verlauf einbezogen wird. Wenn der Bot keine Antwort findet, kann ein Themenwunsch eingereicht werden – aus dem später ein Artikel wird. Er beantwortet außerdem Fragen zur Bedienung des Portals selbst („Wie erstelle ich ein Arbeitsblatt?") und verlinkt die passende Funktion – Verwaltungsfunktionen nur bei entsprechender Rolle.

Beispiel GrundschuleEine neue Lehrkraft fragt „Wie melde ich einen Wandertag an?" – der Schul-Chatbot zieht Antwort und Formular aus dem entsprechenden Artikel mit Quellenverweis.

Chat-Logs

Die letzten Anfragen aus Schul-Chatbot und KI-Assistenz – nach Session gruppiert, mit verwendeten Quellen, Distanzwerten und Token-Kosten. Die KI bewertet ihre eigenen Antworten qualitativ (Ja / Nein), so erkennt das Kollegium auf einen Blick, wo der Wissensspeicher nachgeschärft werden sollte.

Filter: Öffentliche und interne Chats getrennt auswertbar
Aufbewahrung: Maximal 90 Tage, gezieltes Purge möglich
Quellentransparenz: Welcher Artikel wurde wie stark genutzt?

Beispiel GrundschuleBeim wöchentlichen Blick in die Logs fallen drei orange Sessions auf: alle fragen nach Hortzeiten, die der Wissensspeicher noch nicht enthält. Die Sekretariatsleitung ergänzt einen Artikel – die nächsten Anfragen werden grün.

Rahmenlehrpläne

Die amtlichen Rahmenlehrpläne des eigenen Bundeslandes sind bereits hinterlegt – angehakt wird, was an der Schule unterrichtet wird. Aktive Pläne wandern in den Wissensspeicher und stehen Schul-Chatbot, KI Assistenz und der Unterrichtsreihenplanung als Quelle zur Verfügung.

Voreinstellung: Nur die fachübergreifenden Teile A und B sind aktiv – Fachteile werden gezielt dazugeschaltet
Öffentlicher Chatbot: Standardmäßig ausgenommen, damit dort die Inhalte der Schule antworten
Eigene Dokumente: PDF, Text oder Markdown mit Fach und Klassenstufen hochladen

Beispiel GrundschuleDie Schule hakt Deutsch, Mathematik und Sachunterricht an. In der Unterrichtsreihenplanung stehen daraufhin die amtlichen Themen dieser Fächer mit Beschreibung zur Auswahl.

Dateiablage

Drei Bereiche in einer Ablage: „Team" für gemeinsame Verwaltungsdokumente, „Privat" für persönliche Ordner und „Geteilte Materialien" für Arbeitsblätter des ganzen Kollegiums – dort nicht nach Verwaltungs-Kategorien, sondern nach Fächern, Themen und Klassenstufen sortiert. Dazu Volltextsuche, Papierkorb und Online-Bearbeitung von Office-Dokumenten; über einen 4-stelligen Code lässt sich ein Dokument für 120 Minuten ohne Login auf Smartboard oder Tablets zeigen.

Geteilte Materialien: Mehrere Fächer, Themen und Klassenstufen pro Datei – Metadaten darf das ganze Kollegium pflegen
KI-Beschreibung: Ohne eigene Beschreibung entsteht automatisch eine kurze Inhaltsangabe aus der Datei
Smartboard-Modus: 4-stelliger Code + QR-Code, kein Login nötig
Sortierung: Datum, Name, Größe

Beispiel GrundschuleFür die Wochenstunde scannt die Lehrkraft den Smartboard-QR-Code des Hefteintrags und projiziert das Dokument live, ohne dass sich Kinder einloggen müssen.

Modul 06

Organisation & Verwaltung

Schulkalender mit CalDAV-Abo, Raum- und Ressourcenbuchung mit Drag & Drop, AG- und Modulverwaltung mit CSV-Import, Wochenpläne und persönlicher Stundenplan für die Unterrichtsvorbereitung, ein Verleih mit QR-Etiketten für das Inventar, eine Kontaktverwaltung mit Gesprächshistorie, die Nachverfolgung von Verwaltungsvorgängen und ein Zero-Knowledge-Tresor für Zugangsdaten. Die organisatorische Grundlage einer Schule – digital und nachvollziehbar.

Schulkalender

Tages-, Wochen-, Monats- und Listenansicht mit Kategorien-Filter, ICS-Abonnements externer Kalender (Feiertage etc.), Wiederkehrungen und einem 180-Tage-Papierkorb. Zum Abonnieren in Apple, Outlook, Thunderbird oder Google Kalender gibt es eine persönliche Abo-Adresse – ohne Passworteingabe, bei Bedarf jederzeit zurücksetzbar.

Teilnehmende: Kolleg:innen einzeln oder nach Funktionsstufe eintragen – der Termin erscheint drei Tage vorher auf ihrem Dashboard
Selbstanmeldung: Ein Plus-Symbol am Termin genügt, um sich selbst einzutragen oder wieder abzumelden
Öffentliche Termine: Einzelne Termine (oder ganze Serien) zusätzlich in den öffentlichen Feed der Schulwebseite geben – gebuchte Ressourcen bleiben intern

Beispiel GrundschuleKategorien „Konferenzen" (rot), „Schulfeste" (gelb), „Ferien" (grün), „Klassenfahrten" (blau). Berliner Feiertage werden per ICS abonniert.

Raum- & Ressourcenbuchung

Wochenkalender Mo–Fr, 6:00–22:00, mit Klick auf den freien Slot. Ressourcen mit Stückzahl-Logik (3 von 30 Tablets bucht nicht den ganzen Koffer). Buchungen per Drag & Drop verschieben.

Beispiel GrundschuleDer Sportlehrer bucht Mo+Mi+Fr 9:00–10:30 Turnhalle für die 3a. Die Klassenlehrerin der 4b reserviert für Sachunterricht 30 Tablets + Beamer am Donnerstag.

Raum- & Ressourcenverwaltung

Stammdaten von Räumen (Name, Raumnummer, Etage, Nutzungsart, Bereich) und Ressourcen (Stückzahl, Ablageort). Auf Basis der Stückzahl prüft das System automatisch parallele Buchungen.

Beispiel GrundschuleRäume Turnhalle, Musikraum 1.04, PC-Raum. Ressourcen „Beamer mobil" (3 Stück), „Tablet-Koffer" (30 Stück), „Mikrofon-Set" (2 Stück).

AG-, Modul- und Projektverwaltung

AGs, Module und Projekte mit Wochentag, Zeitfenster, Klassenstufen und Teilnehmerzahl pflegen. CSV-Import für Massenanlage, Zeitfenster-Vorlagen und Standardwerte für den Angebotszeitraum. Gelöschte Module bleiben 200 Tage im Papierkorb – die Wünsche der Kinder bleiben dabei erhalten.

Beispiel GrundschuleModule „Chor" (Mo 14:00–15:00), „Schach-AG" (Di), „Schul-Garten" (Mi). Schuljahresbeginn: ausgefüllte CSV hochgeladen, alle 14 AGs auf einmal angelegt.

Wochenpläne

Persönliche Unterrichtsvorbereitung pro Fach und Kalenderwoche: Arbeitsmaterialien hochladen oder aus der Dateiablage verknüpfen, Links und Kurznotizen sammeln und jedem Eintrag einen Status (Offen, Aktuell verwendet, Erledigt) geben. Offene Einträge der Vorwoche werden beim Öffnen zur Übernahme angeboten.

Freigabe: Fächer dauerhaft oder zeitlich mit Kolleg:innen teilen
KI-Inspiration: Themenvorschläge plus fertige Unterrichtsvorbereitung in der Dateiablage

Beispiel GrundschuleDie Lehrerin legt das Fach „Mathematik 2c" an und sammelt für die laufende Woche das Arbeitsblatt „Zahlenraum bis 100", einen Erklärvideo-Link und die Notiz „Kopfrechnen wiederholen". Ein nicht geschafftes Material schiebt sie per Menü in die Folgewoche.

Mein Stundenplan

Der persönliche Stundenplan auf Basis des zentral gepflegten Rasters: Schulstunden, Pausen und sonstige Zeiten legt die Schulleitung einmal für die ganze Schule fest, eingetragen wird pro Slot das eigene Fach, die Klasse und eine Bemerkung. Alle Angaben sind freiwillig, werden automatisch gespeichert und sind nur für die eigene Person sichtbar.

Vorschläge: Gängige Fächer und alle Klassen der Schule zur Auswahl, freie Eingaben möglich
Ein Druckauftrag, zwei Formate: A4-Übersicht quer plus eine Seite mit zwei A5-Kopien zum Ausschneiden

Beispiel GrundschuleDie Klassenlehrerin der 2c trägt ihre Stunden ein und druckt den Plan: Die große Fassung kommt ans Lehrerpult, die beiden A5-Kopien wandern in Tasche und Vertretungsordner.

Verleih / Ausleihe

Inventar der Schule mit Typ, Titel, Anzahl und Beschreibung. Jeder Artikel bekommt automatisch eine interne ID (z. B. I-K7M3X9), die sich als QR-Etikett für den Etikettendrucker ausgeben lässt – einzeln oder gesammelt über einen Druck-Korb. Ausgeliehen wird an ein Kind oder an Mitarbeitende, erfasst per ID-Eingabe oder QR-Scan am Smartphone.

Rückgabedatum: Schnellauswahl 1, 7, 14 oder 21 Tage – überfällige Ausleihen werden rot markiert
Rückgabe per Scan: Ein bereits verliehener Artikel bietet die Rückgabe direkt an
Zustand dokumentieren: Bemerkungen mit Name und Zeitpunkt, dazu ein Änderungsprotokoll je Artikel
Papierkorb: 180 Tage wiederherstellbar; Artikel mit aktiver Ausleihe sind geschützt

Beispiel GrundschuleDie Schulbibliothek etikettiert 120 Bücher und drei Springseil-Sets. Beim Ausleihen scannt die Kollegin den Kinder-QR-Code aus der Anwesenheitserfassung und danach das Buch – Rückgabe in 14 Tagen.

Vorgänge

Nachhalten, worauf gerade gewartet wird, wer dran ist und wann nachgefasst werden muss – kein Ticketsystem, sondern eine frei ergänzbare Checkliste. Die zentrale Aktion heißt „Ball abgeben": in einem Zug festlegen, auf wen jetzt gewartet wird, was als Nächstes passiert und zu welchem Datum nachgefasst wird.

Drei Gruppen: „Überfällig" steht oben, dann „Bei mir" und „Wartet auf andere"
Wiedervorlage: „In 3 Tagen", „Nächste Woche" oder eigenes Datum – überfällige Vorgänge erscheinen auf dem Dashboard, bewusst ohne E-Mail und Push
Teilen ist der Sinn: Empfohlen für alle Mitarbeitenden, damit im Krankheitsfall jemand übernehmen kann – je Person und Funktionsstufe getrennt nach sehen und bearbeiten
Vertraulich: Wirklich nur für ausdrücklich benannte Personen – auch Administration und Schulleitung haben keinen Notschlüssel

Beispiel GrundschuleDer Antrag auf einen zusätzlichen Container liegt beim Schulamt. Das Sekretariat setzt „wartet auf: Schulamt, Frau Meier" mit Wiedervorlage in zwei Wochen – als die Kollegin krank wird, sieht die Vertretung sofort, wo der Vorgang steht.

Kontakte & Partner

Behörden, Vereine, Dienstleister und Handwerksbetriebe an einem Ort – mit der Historie, wer wann worüber gesprochen hat. So bleibt das Wissen, wenn jemand die Schule verlässt. Einträge in der Historie lassen sich nicht mehr ändern oder löschen, ergänzen darf sie jede:r, der den Kontakt sieht.

Sichtbarkeit je Kontakt: „Sehen dürfen" und „Bearbeiten dürfen" pro Funktionsstufe oder für alle
Tags statt Kategorien: Frei vergeben, z. B. „Handwerk, Notfall" – bereits genutzte Tags sind anklickbar
CSV-Import und vCard: Bestehende Excel-Listen mit Spaltenzuordnung importieren, einzelne Kontakte als .vcf aufs Telefon holen
Papierkorb: 180 Tage wiederherstellbar, mitsamt Historie

Beispiel GrundschuleBeim Heizungsausfall findet die Hausmeisterei über den Tag „Notfall" sofort die richtige Firma – und sieht in der Historie, dass dieselbe Pumpe schon im Januar getauscht wurde.

Passwörter & Zugangsdaten

Ein Tresor für Zugänge zu Schulportalen, Lernplattformen oder Fachprogrammen. Ver- und Entschlüsselung passieren ausschließlich im Browser: Der Server speichert nur unlesbaren Chiffretext und kann die Einträge selbst nicht lesen (Zero-Knowledge). Geöffnet wird der Tresor mit dem Login-Passwort – ein zusätzliches Master-Passwort ist nicht nötig.

Pro Eintrag: URL, Benutzername, Passwort mit Generator, TOTP für die Zwei-Faktor-Anmeldung, Notizen und eigene Felder
Gezielt teilen: Für jede Person einzeln verschlüsselt – ohne ein gemeinsames Passwort weiterzugeben
Wichtig: Nur die Bezeichnung ist für den Server sichtbar; nach einem Passwort-Reset durch die Schulleitung sind ausschließlich geteilte Einträge wiederherstellbar

Beispiel GrundschuleDas Sekretariat legt den Zugang zum Schulverwaltungsprogramm ab und teilt ihn mit der Schulleitung. Als das eigene Passwort zurückgesetzt werden muss, bleibt der Eintrag über die Freigabe erhalten.

Modul 07

Mitwirkung & Demokratische Schule

Ein digitaler Werkzeugkasten für interne Zusammenarbeit und demokratische Schulentwicklung: direkter Chat und persönliche Mitteilungen für die schnelle Abstimmung, ein namentliches Schwarzes Brett für den Alltag, eine Kollegiums-Vorstellung zum Kennenlernen, anonyme Ideen und Abstimmungen für Gremienarbeit, anonyme Umfragen im Kollegium und in der Elternschaft, freiwillige Schulprojekte, anonymes Stimmungsbarometer und ein unlöschbares Beschluss-Register als institutionelles Gedächtnis.

Chat

Direkter Sofort-Austausch mit Kolleg:innen – mobil optimiert wie eine Messenger-App. Einzelpersonen anschreiben, auf Nachrichten antworten, mit Emojis reagieren und am Doppelhaken erkennen, ob eine Nachricht zugestellt (grau) oder gelesen (grün) wurde. Neue Nachrichten lösen Push-Benachrichtigungen aus, aber keine E-Mails.

Beispiel GrundschuleDie Vertretungslehrerin schreibt der Klassenlehrerin der 3a kurz vor Stundenbeginn: „Wo finde ich die Materialien für Sachunterricht?" – und sieht am grünen Haken, dass die Antwort schon gelesen wurde.

Mitteilungen

Alle persönlichen Mitteilungen aus dem System laufen hier zusammen – und man kann selbst Nachrichten an einzelne oder mehrere Personen der Schule schreiben. Stichpunkte lassen sich per KI ausformulieren, Empfänger:innen werden je nach Einstellung zusätzlich per E-Mail oder Push benachrichtigt. Auch externe Adressen ohne Portal-Zugang sind erreichbar.

Antworten: Inklusive „An alle antworten" mit Zitat
Aufbewahrung: Automatische Löschung nach 180 Tagen

Beispiel GrundschuleDie Schulleitung informiert das Kollegium über die kurzfristig verschobene Gesamtkonferenz – wer Push aktiviert hat, bekommt die Mitteilung sofort aufs Handy, andere zusätzlich per E-Mail.

Schwarzes Brett

Namentlicher, interner Austausch im Kollegium für Anfragen, Aufrufe, Ankündigungen und kurze Diskussionen. Mit Kommentaren, Emoji-Reaktionen, eingebetteten Abstimmungen und automatischer Aufräumung nach längerer Inaktivität.

Beispiel GrundschuleKollegin Ute postet „Wer hat noch Pappe in DIN A2 für die Kunst-AG?". Drei Kolleg:innen reagieren mit Daumen-Emoji, Kollege Mark kommentiert „Ich habe noch was im Container 2.05".

Kollegium

Eine kurze Selbstvorstellung jedes Kollegiumsmitglieds: Fächer, Rollen, drei Emojis, Fun Facts und Hinweise dazu, wobei jemand helfen kann oder Rat sucht. Alle Angaben sind freiwillig und nur intern sichtbar. Wer neu im Team ist, bekommt ein dezentes Badge – damit Kennenlernen leichter fällt.

Beispiel GrundschuleFrau Schulz (neu seit August) trägt ein: „Schwerpunkte: Sachunterricht, Musik. Emojis: 🎻🌱📚. Kann helfen bei: Aufbau einer Chor-AG. Suche Rat bei: Vertretungsplanung." Eine Woche später spricht der Schulleiter sie gezielt an, weil ein neuer Chor gesucht wird.

Ideen einreichen und bewerten

Anonym und technisch nicht rückverfolgbar – auch nicht für Admins. Ideen werden als Gesprächsgrundlage für Gremien gesammelt und können vom Kollegium - ebenfalls anonym - bewertet werden. Jede Person hat 8 Prioritätspunkte pro Halbjahr, frei verteilbar.

Beispiel GrundschuleEine Lehrerin gibt 5 Punkte für „Schulhof-Begrünung mit Hochbeeten" und 2 Punkte für „Pausen-Patenschaften der 4. für die 1. Klasse". Das gesamte Kollegium sieht die Top-Ideen sortiert.

Abstimmung zu einer Idee

Drei Abstimmungstypen: Ja/Nein, Rangfolge (Borda) oder Konsent. KI schlägt einen passenden Typ vor. Anlegen und Stimmabgabe sind anonym.

Beispiel GrundschuleZur Idee „Welche Farben fürs Schulfest-Logo?" wird eine Rangfolge-Abstimmung mit 4 Optionen angelegt. Niemand sieht, wer wie abgestimmt hat – auch der Initiator nicht.

Umfragen

Anonyme Befragungen von Kollegium oder Elternschaft: Fragen anlegen, Zeitraum festlegen, Auswertung jederzeit als Diagramm. Zu einer Antwort wird weder Name noch Uhrzeit gespeichert – nur der Tag; intern merkt sich das Portal verschlüsselt lediglich, DASS jemand teilgenommen hat, damit niemand doppelt abstimmt.

Sieben Fragetypen: Auswahl, Ja/Nein, Mehrfachauswahl, Zahl, Kurz- und Langtext sowie Bewertung mit Sternen
Bedingte Fragen: Eine Frage nur zeigen, wenn vorher bestimmte Antworten gewählt wurden
Freitexte auswertbar: Die KI verdichtet Kurz- und Langtexte zu Schlagwörtern, der Wortlaut bleibt erhalten
Intern oder öffentlich: Öffentliche Umfragen laufen per Freigabe-Link mit QR-Code, ganz ohne Portalkonto
Schutz vor Rückschlüssen: Auswertung, Ausdruck und Excel-Export zeigen erst ab drei passenden Antworten etwas an

Beispiel GrundschuleVor der Gesamtkonferenz fragt die Schulleitung das Kollegium zur Rhythmisierung – vier Fragen, zwei Wochen Laufzeit. Die Freitexte erscheinen als Schlagwörter, die Auswertung wandert als PDF in die Konferenzmappe.

Schulprojekte

Laufende Projekte des Kollegiums mit freiwilliger Aufgabenübernahme („Ich mache das"). Blockaden sichtbar machen, Stockt-Hinweis nach Inaktivität, Projekt-Klonen für wiederkehrende Vorhaben, anonyme Lastverteilung.

Beispiel GrundschuleProjekt „Schulfest 2026" mit Aufgaben „Bühne organisieren" (Mark), „Getränke + Würstchen" (Petra), „Plakate" (offen). Im Folgejahr klont Mark das Projekt zu „Schulfest 2027" – alle Aufgaben sind sofort wieder da und können neu verteilt werden.

Stimmungsbarometer

Tägliches anonymes Stimmungs-Check-in mit fünf Emojis und optionalem kurzen anonymen Gedanken. Auswertung erst ab drei Eintragenden pro Woche. Freitexte werden automatisch per KI zu Schlagworten verdichtet – Originaltexte werden nicht gespeichert.

Verlauf des Schuljahres: Ein Klick auf einen Punkt zeigt Bewertungen und Schlagwörter genau dieser Woche
Jahres-Schlagwörter: Alle Themen des laufenden Schuljahres gesammelt, mit Anzahl der Wochen und mittlerer Bewertung

Beispiel GrundschuleIn einer Woche zeigt das Barometer auffällig viele 🙁-Einträge mit den KI-Themen „Vertretungsdruck" und „Materialknappheit Sport". Die Schulleitungs-Runde greift das auf, ohne Einzelne zu adressieren.

Gremien & Bereiche

Stammdaten-Verwaltung der Gremien (Gesamtkonferenz, Schulkonferenz, Schulleitung, Fachkonferenzen). Pro Gremium-Karte sind alle zugeordneten Ideen und Projekte sofort sichtbar, archivierte Inhalte werden ausgeblendet.

Beispiel GrundschuleEine Schule führt zusätzlich zur „Fachkonferenz Deutsch" eine eigene „Fachkonferenz DaZ" ein – einmal angelegt, in allen Modulen verfügbar.

Beschluss-Register

Das institutionelle Gedächtnis der Schule: ein durchsuchbares, statusbasiertes Register für Konferenzbeschlüsse. Beschlüsse können niemals gelöscht werden – auch nicht durch Admins. Status (offen → in Umsetzung → umgesetzt), Verknüpfung mit Schulprojekten und Abstimmungen, Aktivitäts-Log mit Wert-Vergleich.

Beispiel GrundschuleAuf der Schulkonferenz wird die schulweite Lese-Stunde ab Januar 2027 beschlossen. Drei Jahre später kann jede neue Lehrkraft im Register nachlesen, wann, von wem und mit welchem Verlauf dieser Schultag-Bestandteil entstanden ist.

Modul 08

Administration & Erstkonfiguration

Für Administrator:innen führt der Schnelleinstieg in sieben Schritten durch die Grundkonfiguration. Bereits gespeicherte Werte sind vorbelegt – passende Schritte können übersprungen werden. Dazu kommt das signierte Sicherheitsprotokoll, das sicherheitsrelevante Ereignisse lückenlos festhält.

Schnelleinstieg in 7 Schritten

Aus der Grundkonfiguration jederzeit erneut startbar – nützlich, wenn ein neuer KI-Anbieter eingerichtet oder ein E-Mail-Versandweg umgestellt werden soll.

Admin-Passwort festlegen: Mind. 8 Zeichen, 3 von 4 Zeichenarten
Portalname: Erscheint im Header und in versendeten E-Mails
Datenschutzstufe: Vier kumulative Stufen (Empfehlung Grundschule: Stufe 2)
E-Mail-Versand: TurboSMTP API oder klassisches SMTP
KI-Anbieter (optional): Mistral-API-Schlüssel konfiguriert alle KI-Funktionen automatisch
Embedding (optional): Empfohlen BAAI/bge-m3 über IONOS AI Hub
Verschlüsselungskey extern sichern: AES-256-GCM, kein Recovery ohne Schlüssel

Sicherheitsprotokoll

Sicherheitsrelevante Ereignisse an einer Stelle: Anmeldungen und Anmeldeversuche, Änderungen an Rollen und Berechtigungen, Datenexporte und ausgelöste Drosselungen. Jeder Eintrag ist mit seinem Vorgänger signiert – nachträgliche Änderungen am Protokoll werden dadurch sichtbar.

Nachweiskette prüfen: Schnellprüfung der letzten Einträge oder vollständige Prüfung des Protokolls
Filter: Zeitraum, Kategorie, Ergebnis (fehlgeschlagen / abgewiesen), Akteur und IP-Präfix
CSV-Export: Wird selbst protokolliert – wer die Protokolle liest, steht im Protokoll

Beispiel GrundschuleNach einer Häufung fehlgeschlagener Anmeldungen grenzt der Admin auf den betreffenden Tag und die Kategorie „Anmeldung" ein, erkennt ein einzelnes Netz als Ursache und exportiert das Ergebnis für die Dokumentation.

Sicherheits- und Datenschutz-Highlights

Privacy by Design: sensible Daten werden mit AES-256-GCM verschlüsselt, Passwörter mit Argon2 gehasht, Ideen und Idee-Abstimmungen sind technisch nicht rückverfolgbar – auch nicht für Admins.

Verschlüsselung: Klassenbuch, Termine, E-Mail-Verteiler
HMAC-SHA256: Anonymisierung im Stimmungsbarometer
Beschluss-Register: Nicht löschbar, nur archivier-/reaktivierbar mit Begründung
Zero-Knowledge-Tresor: Zugangsdaten ver- und entschlüsselt allein der Browser
Signiertes Sicherheitsprotokoll: Anmeldeversuche und Rechteänderungen manipulationssicher verkettet
5 Rollen: Admin, Schulleitung, Editor, Viewer, Elternvertretung