Funktionsübersicht

Der vollständige Funktionsumfang auf einen Blick

Von der Elternkommunikation über das digitale Klassenbuch bis zu KI-Werkzeugen für den Unterricht: SchulDialogPlus vereint alle Module einer modernen Grundschule in einer Plattform – ausgelegt für einen DSGVO-konformen Betrieb. Die folgende Übersicht zeigt jeden Bereich mit Praxisbeispielen aus dem Schulalltag.

Übersicht

Acht Modulbereiche

Springen Sie direkt zu dem Bereich, der Sie interessiert. Jedes Modul wird mit seinen Kernfunktionen und einem Beispiel aus der Grundschule vorgestellt.

Modul 01

Einstieg & Grundlagen

Dashboard und Profil als persönliche Schaltzentrale: Die Dashboard-Karten lassen sich an den eigenen Arbeitsalltag anpassen.

Dashboard

Die Startseite des Portals bündelt alle wichtigen Bereiche – von der Elternkommunikation über KI-Tools bis zum Wissensspeicher. Jedes Mitglied des Kollegiums kann sein Dashboard auf den eigenen Arbeitsalltag zuschneiden.

Drag & Drop: Kacheln frei anordnen
Sichtbarkeit: Karten ein- oder ausblenden
Schnellzugriff: Mini-Chatbot, Klassen-Newsticker, Anwesenheit, KI-Inspirationen

Beispiel GrundschuleEine Klassenlehrerin der 2b legt sich Newsticker, E-Mailversand und Anwesenheitserfassung nach oben. Der Förderlehrer blendet die Eltern-Kacheln aus und priorisiert die KI-Tools.

Profil & Klassenverwaltung

Klassen anlegen und Kinder mit fünf Tabs verwalten (Stammdaten, Entlasszeiten, Kontakte, Module, Sonstiges). Klassenverteiler entstehen automatisch aus den hinterlegten Erziehungsberechtigten.

Schuljahreswechsel: Alle Stufen +1, 14 Tage rückgängig machbar
Datenanfrage an Eltern: Entlasszeiten per Link selbst pflegen lassen

Beispiel GrundschuleMia aus der 1a wird montags um 14:00 von der Mutter abgeholt, dienstags geht sie um 13:30 alleine, mittwochs ist Chor bis 15:30. Hortbetreuung sieht alle Zeiten direkt im Klassenbuch.

Modul 02

Elternkommunikation

Mehrsprachige Elternbriefe, Klassenpinnwand, Terminbuchung, Materiallisten und Online-Formulare – alles ohne App und ohne Eltern-Account. Eltern erreichen die Inhalte über Links und QR-Codes in ihrer Familiensprache.

E-Mailversand

Strukturierter Versand an automatisch gepflegte Klassenverteiler. Texte können per KI ausformuliert werden, Termine als .ics-Datei angehängt, Umfragen oder Tabellenabfragen direkt eingebettet werden.

Übersetzung: 7 Sprachen (DE, EN, TR, RU, AR, ES, FR)
Lesebestätigung: Wer hat den Brief geöffnet?
Protokolle: Inhalt, Empfänger, Antworten dokumentiert

Beispiel GrundschuleDie Lehrerin der 1c verschickt den Elternbrief zum Schulausflug ins Naturkundemuseum mit angehängtem Termin (.ics) und einer Tabellenabfrage zur Begleitperson. Nach drei Tagen zeigt die Lesebestätigung gezielt die fehlenden Familien.

Klassenpinnwand

Eine öffentliche Seite pro Klasse mit Fächern, Inhalten, Bildern und chronologischem Zeitstrahl. Per Link, QR-Code oder Aushang teilbar. Tägliche Eltern-Benachrichtigung bei substanziellen Änderungen, automatisch übersetzt.

Passwortschutz: Läuft alle 7 Monate ab
Druckbarer QR-Code: Ideal für das Elternbrett
Mehrsprachig: 7 Sprachen automatisch

Beispiel GrundschuleDie Lehrerin der 2a pflegt für Deutsch, Mathe und Sachunterricht je eine Themen-Kachel. Auf dem Zeitstrahl: Bücherei-Besuch 12.05., Lesenacht 21.06., Sportfest 15.07. Der QR-Code hängt im Klassenraum.

Terminvereinbarungen

Buchungslinks für Elterngespräche: Eltern reservieren sich selbst einen freien Slot. Pflichtfelder wie „Name des Kindes" oder „Wunschthemen" werden direkt beim Buchen erfasst.

Flexible Slots: Beliebig viele Zeitfenster, auch über mehrere Tage
Übersicht: Alle Buchungen mit Eltern-Eingaben sichtbar

Beispiel GrundschuleVor den Halbjahreszeugnissen legt die Klassenlehrerin der 4c „Elterngespräche zum Halbjahr 2026" mit 20-Minuten-Slots an. Den Buchungslink versendet sie über den E-Mail-Versand mit Lesebestätigung.

Materiallisten

Checklisten zum Schuljahresbeginn oder für Klassenfahrten – jede Familie erhält einen individuellen Link und hakt zu Hause ab, was schon vorhanden ist. Mehrsprachig, gruppiert nach Themen.

Gruppierung: Stifte, Hefte, Sport, Sonstiges
Verwaltung: Bearbeiten, duplizieren, exportieren, teilen

Beispiel GrundschuleDie zukünftige Klassenlehrerin der 1a baut beim Elternabend die Liste „Materialien zur Einschulung" auf. Alle Eltern bekommen ihren persönlichen Link und haken ab, was sie schon haben.

Online-Formulare

Anmeldungen, Einverständnisse oder Bedarfsabfragen als digitale Formulare mit Pflicht-Datenschutzhinweis. Bestehende Papierformulare können per KI-Import als PDF eingelesen und automatisch in eine Online-Version überführt werden.

Versionierung: Strukturelle Änderungen erzeugen neue Version – alte Einreichungen bleiben lesbar
Export: CSV (Excel-kompatibel) oder JSON
PDF mit Sichtvermerk: Für die Akte

Beispiel GrundschuleDas Sekretariat scannt das alte Anmeldeformular, lässt es per KI-Import als Entwurf anlegen und prüft die orange markierten Felder. Nach Aktivierung füllen Eltern online aus, das Sekretariat exportiert als CSV.

Modul 03

Klassenmanagement

Digitales Klassenbuch, Klassen-News und Anwesenheitserfassung – alle Werkzeuge für den Unterrichtsalltag, die täglich Zeit sparen und gleichzeitig die Dokumentation rechtssicher halten.

Digitales Klassenbuch

Unterrichtsinhalte, Hausaufgaben, Abwesenheiten, Verspätungen und besondere Vorkommnisse zentral erfassen. Wochenübersicht mit Drag & Drop, automatische Anwesenheitsmarkierung um 08:00 Uhr und PDF-Export für die Akten.

Eintragstypen: Unterricht, Abwesenheit, Verspätung, vergessene HA, Vorkommnisse
Statistiken: Pro Kind oder ganze Klasse
Mehrtägige Abwesenheit: Automatisch auf alle Werktage angelegt

Beispiel GrundschuleMontag 08:15 erfasst die Klassenlehrerin der 3a die Anwesenheit, dokumentiert die Mathe-Stunde („Halbschriftliche Subtraktion mit Zehnerübergang") und die Verspätung von Tom (20 Min). Ende der Woche exportiert sie alles als PDF.

Klassen News

Aktuelle Hinweise und Aktionen für eine Klasse – nur für berechtigte Benutzer:innen sichtbar, nicht öffentlich. Kurzer Text, optional mit Foto, sortiert nach Datum mit Autor:innen-Anzeige.

Mehrere Klassen gleichzeitig: Bei mehreren zugeordneten Klassen

Beispiel GrundschuleDie Vertretungslehrerin postet morgens „Heute keine Mathe-Stunde, dafür Werken bis 11:30 – Frau X ist krank". Die Mit-Klassenlehrerin der 4b sieht das beim Login.

Anwesenheitserfassung

Auf einen Blick zeigt das Dashboard, wie viele Kinder aktuell anwesend sind. QR-Code-basierte Erfassung pro Kind oder manueller Check-In und Check-Out.

Pufferzeit: Vor der Entlassung individuell einstellbar
Sichtbare Wochentage: Schul- und Kita-spezifisch
Anwesenheitsliste: Bei Notfällen ist schnell einsehbar, wer noch im Gebäude ist.

Modul 04

Wissensmanagement & Suche

Das institutionelle Gedächtnis der Schule: strukturierte Wissensartikel mit Versionierung und Prüfintervallen, KI-gestützte Suche per Mini-Chatbot, eine zentrale Dateiablage – und ein Smartboard-Modus, der Dokumente in Sekunden auf jedes Tablet oder Smartboard bringt.

Wissensartikel-Übersicht

Alle Artikel der Schule, organisiert in Kategorien und Unterkategorien. Wichtige Inhalte werden angepinnt und erscheinen direkt auf dem Dashboard. Interne Artikel sind klar markiert und werden vom öffentlichen Chatbot ausgeschlossen.

Pinning: Bis zu 3 Artikel oben halten
Webseiten-Kategorie: Pro Konto ein-/ausblendbar

Beispiel GrundschuleKategorien wie „Schulorganisation" (Pausenregeln, Hausordnung, Notfallplan), „Pädagogik" und „Materialien". Der Notfallplan wird angepinnt und erscheint direkt auf dem Dashboard.

Artikel ansehen & verwalten

Formatierter Inhalt mit PDF-Anhängen direkt im Browser anzeigbar. Per E-Mail an externe Partner versendbar, in andere Kategorien verschiebbar. Für Schulleitung und Admins: Versionen-Backup (bis zu 5) und Audit-Log der letzten 20 Aktionen.

Artikel bearbeiten oder neu anlegen

WYSIWYG-Editor mit Überschriften, Listen, Tabellen, Bildern und einem Roh-Markdown-Modus. Konfigurierbares Prüfintervall (3, 6, 12 Monate) hält Inhalte aktuell – nach Kontrolle reicht ein Klick „Prüfdatum zurücksetzen".

Beispiel GrundschuleDie Konrektorin pflegt den Erste-Hilfe-Plan mit 6-Monats-Prüfintervall. Bei Fälligkeit kontrolliert sie nur Inhalt und Ansprechpartner und setzt das Datum zurück – ohne Textänderung.

Mini-Chatbot

Antworten aus dem schuleigenen Wissensspeicher mit Quellenangaben. Folgefragen funktionieren, weil der Verlauf einbezogen wird. Wenn der Bot keine Antwort findet, kann ein Themenwunsch eingereicht werden – aus dem später ein Artikel wird.

Beispiel GrundschuleEine neue Lehrkraft fragt „Wie melde ich einen Wandertag an?" – der Mini-Chatbot zieht Antwort und Formular aus dem entsprechenden Artikel mit Quellenverweis.

Dateiablage

Zentrale Dokumentenverwaltung mit Pflicht-Kategorisierung, Volltextsuche und Papierkorb. Office-Dokumente können direkt online bearbeitet werden – über einen 4-stelligen Code lässt sich ein Dokument für 120 Minuten ohne Login auf Smartboard oder Tablets zeigen.

Smartboard-Modus: 4-stelliger Code + QR-Code, kein Login nötig
Sortierung: Datum, Name, Größe

Beispiel GrundschuleFür die Wochenstunde scannt die Lehrkraft den Smartboard-QR-Code des Hefteintrags und projiziert das Dokument live, ohne dass sich Kinder einloggen müssen.

Modul 05

KI-Werkzeuge für den Unterricht

Acht KI-Bausteine, die Lehrkräfte und pädagogisches Personal im Alltag entlasten – von der Differenzierung über Persona-Chats für Kinder bis zur Planung kompletter Unterrichtsreihen. Sofort einsetzbar, ohne technisches Vorwissen.

KI-Assistenz

Chat zu Unterricht, Pädagogik oder Schulverwaltung. Rolle und Klassenstufe wählen, Dateien hochladen (bis zu 10), Verlauf als Dokument exportieren. Nutzt das hinterlegte Schulwissen für die Informationsanreicherung.

Beispiel GrundschuleEine Lehrkraft lädt das Lese-Lehrbuch der 2. Klasse hoch und fragt nach kreativen Anschlussaufgaben zu Kapitel 5. Die KI schlägt Wortspiele, Schreibanlässe und ein Rollenspiel vor.

KI-Agenten erstellen

Eigene Agenten mit individuellen Anweisungen, gespeichert und teilbar über die schulinterne Bibliothek. Beispiel-Prompts laden, anpassen, mit Datei-Upload und Word-Export kombinieren.

Beispiel GrundschuleEin „Elternbrief-Vereinfacher" mit System-Prompt für einfache Sprache (max. 12 Wörter pro Satz, keine Behördenfloskeln). Über die Bibliothek profitieren alle Kolleg:innen.

Persona Chat

Chatbot, der als historische Persönlichkeit oder Gestalt antwortet – als offener Chat oder als Ratespiel mit Versuchszähler. Über QR-Code, Direkt-Link oder Code zugänglich, ganz ohne Anmeldung. Auf dem Smartboard projizierbar.

Beispiel GrundschuleIm Sachunterricht der 4. Klasse zu „berühmten Erfindern" startet die Lehrkraft einen Persona-Chat mit „Marie Curie" für 60 Minuten. Kinder fragen am Tablet: „Wie hast du Polonium entdeckt?"

Arbeitsblatt-Differenzierung

Ein Arbeitsblatt als PDF oder Foto hochladen – die KI erstellt automatisch eine leichtere und eine schwerere Version. Beide sind frei nachbearbeitbar und als Dokument exportierbar.

Beispiel GrundschuleDas Mathe-AB „Schriftliches Addieren bis 1.000" wird hochgeladen. Die leichte Variante reduziert auf zwei Stellen, die schwere ergänzt Sachaufgaben und einen Knobel-Stern.

Arbeitsblatt-Optimierung

Pädagogische Analyse vorhandener Arbeitsblätter: Erkennung von Klassenstufe und Fach, Stärken, kritischen Punkten (Schwere gering/mittel/hoch) und konkreten Verbesserungsvorschlägen mit Aufwandsschätzung.

Beispiel GrundschuleEin altes Sachunterricht-AB „Wasserkreislauf" (Klasse 3) wird umgebaut: einfache Sprache, Lückentext mit Bildunterstützung, mehr Aktivform. Export als Dokument für die weitere Verwendung.

Video- und Audio-Aufgaben

Aus YouTube, ARD-/ZDF-Mediathek oder direkten Audio-URLs entstehen automatisch Multiple-Choice-, Freitext- oder Lückentext-Aufgaben mit Lösungsblatt und QR-Code zum Beitrag.

Beispiel GrundschuleDie 4. Klasse schaut „Die Sendung mit der Maus – Vom Korn zum Brot" als Hausaufgabe. 12 Multiple-Choice-Fragen mit QR-Code zum Beitrag werden ergänzt.

KI-Podcast

Lernpodcast zu einem Thema – zwei Fachexpert:innen unterhalten sich altersgerecht. Skript vor dem Anhören prüfbar, MP3 zum Herunterladen oder Speichern in der Dateiablage.

Beispiel GrundschuleEin Podcast „Wie funktioniert ein Vulkan?" für Klasse 3 erklärt Magma, Eruption und Beispiele wie Vesuv. Im Stuhlkreis-Hörzentrum hören die Kinder mit Kopfhörern mit.

Unterrichtsreihen planen

Komplette Reihen strukturieren: Kompetenzen aus dem Rahmenlehrplan-Katalog importieren, Phasen auf einem Zeitstrahl ordnen, Materialien hochladen, Einheiten mit KI-Inspirationen anlegen. ZIP-Export der ganzen Reihe oder Word je Einheit.

Beispiel Grundschule„Frühling – wie verändert sich die Natur?" (Sachunterricht Klasse 2): Phasen „Beobachten – Forschen – Gestalten" auf 6 Wochen, 12 Einheiten, am Ende ZIP-Export für das Jahrgangsteam.

Modul 06

Organisation & Verwaltung

Schulkalender mit CalDAV-Abo, Raum- und Ressourcenbuchung mit Drag & Drop, AG- und Modulverwaltung mit CSV-Import. Die organisatorische Grundlage einer Schule – digital und nachvollziehbar.

Schulkalender

Tages-, Wochen-, Monats- und Listenansicht mit Kategorien-Filter, ICS-Abonnements externer Kalender (Feiertage etc.), Wiederkehrungen und einem 180-Tage-Papierkorb. CalDAV-Feed zum Abonnieren in Apple, Outlook, Thunderbird oder Google Kalender.

Beispiel GrundschuleKategorien „Konferenzen" (rot), „Schulfeste" (gelb), „Ferien" (grün), „Klassenfahrten" (blau). Berliner Feiertage werden per ICS abonniert.

Raum- & Ressourcenbuchung

Wochenkalender Mo–Fr, 6:00–22:00, mit Klick auf den freien Slot. Ressourcen mit Stückzahl-Logik (3 von 30 Tablets bucht nicht den ganzen Koffer). Buchungen per Drag & Drop verschieben.

Beispiel GrundschuleDer Sportlehrer bucht Mo+Mi+Fr 9:00–10:30 Turnhalle für die 3a. Die Klassenlehrerin der 4b reserviert für Sachunterricht 30 Tablets + Beamer am Donnerstag.

Raum- & Ressourcenverwaltung

Stammdaten von Räumen (Name, Raumnummer, Etage, Nutzungsart, Bereich) und Ressourcen (Stückzahl, Ablageort). Auf Basis der Stückzahl prüft das System automatisch parallele Buchungen.

Beispiel GrundschuleRäume Turnhalle, Musikraum 1.04, PC-Raum. Ressourcen „Beamer mobil" (3 Stück), „Tablet-Koffer" (30 Stück), „Mikrofon-Set" (2 Stück).

AG-, Modul- und Projektverwaltung

AGs, Module und Projekte mit Wochentag, Zeitfenster, Klassenstufen und Teilnehmerzahl pflegen. CSV-Import für Massenanlage und Zeitfenster-Vorlagen.

Beispiel GrundschuleModule „Chor" (Mo 14:00–15:00), „Schach-AG" (Di), „Schul-Garten" (Mi). Schuljahresbeginn: ausgefüllte CSV hochgeladen, alle 14 AGs auf einmal angelegt.

Modul 07

Mitwirkung & Demokratische Schule

Ein digitaler Werkzeugkasten für demokratische Schulentwicklung: namentliches Schwarzes Brett für den Alltag, anonyme Ideen und Abstimmungen für Gremienarbeit, freiwillige Schulprojekte, anonymes Stimmungsbarometer und ein unlöschbares Beschluss-Register als institutionelles Gedächtnis.

Schwarzes Brett

Namentlicher, interner Austausch im Kollegium für Anfragen, Aufrufe, Ankündigungen und kurze Diskussionen. Mit Kommentaren, Emoji-Reaktionen, eingebetteten Abstimmungen und automatischer Aufräumung nach längerer Inaktivität.

Beispiel GrundschuleKollegin Ute postet „Wer hat noch Pappe in DIN A2 für die Kunst-AG?". Drei Kolleg:innen reagieren mit Daumen-Emoji, Kollege Mark kommentiert „Ich habe noch was im Container 2.05".

Ideen einreichen und bewerten

Anonym und technisch nicht rückverfolgbar – auch nicht für Admins. Ideen werden als Gesprächsgrundlage für Gremien gesammelt und können vom Kollegium - ebenfalls anonym - bewertet werden. Jede Person hat 8 Prioritätspunkte pro Halbjahr, frei verteilbar.

Beispiel GrundschuleEine Lehrerin gibt 5 Punkte für „Schulhof-Begrünung mit Hochbeeten" und 2 Punkte für „Pausen-Patenschaften der 4. für die 1. Klasse". Das gesamte Kollegium sieht die Top-Ideen sortiert.

Abstimmung zu einer Idee

Drei Abstimmungstypen: Ja/Nein, Rangfolge (Borda) oder Konsent. KI schlägt einen passenden Typ vor. Anlegen und Stimmabgabe sind anonym.

Beispiel GrundschuleZur Idee „Welche Farben fürs Schulfest-Logo?" wird eine Rangfolge-Abstimmung mit 4 Optionen angelegt. Niemand sieht, wer wie abgestimmt hat – auch der Initiator nicht.

Schulprojekte

Laufende Projekte des Kollegiums mit freiwilliger Aufgabenübernahme („Ich mache das"). Blockaden sichtbar machen, Stockt-Hinweis nach Inaktivität, Projekt-Klonen für wiederkehrende Vorhaben, anonyme Lastverteilung.

Beispiel GrundschuleProjekt „Schulfest 2026" mit Aufgaben „Bühne organisieren" (Mark), „Getränke + Würstchen" (Petra), „Plakate" (offen). Im Folgejahr klont Mark das Projekt zu „Schulfest 2027" – alle Aufgaben sind sofort wieder da und können neu verteilt werden.

Stimmungsbarometer

Tägliches anonymes Stimmungs-Check-in mit fünf Emojis und optionalem kurzen anonymen Gedanken. Auswertung erst ab drei Eintragenden pro Woche. Freitexte werden automatisch per KI zu Schlagworten verdichtet – Originaltexte werden nicht gespeichert.

Beispiel GrundschuleIn einer Woche zeigt das Barometer auffällig viele 🙁-Einträge mit den KI-Themen „Vertretungsdruck" und „Materialknappheit Sport". Die Schulleitungs-Runde greift das auf, ohne Einzelne zu adressieren.

Gremien & Bereiche

Stammdaten-Verwaltung der Gremien (Gesamtkonferenz, Schulkonferenz, Schulleitung, Fachkonferenzen). Pro Gremium-Karte sind alle zugeordneten Ideen und Projekte sofort sichtbar, archivierte Inhalte werden ausgeblendet.

Beispiel GrundschuleEine Schule führt zusätzlich zur „Fachkonferenz Deutsch" eine eigene „Fachkonferenz DaZ" ein – einmal angelegt, in allen Modulen verfügbar.

Beschluss-Register

Das institutionelle Gedächtnis der Schule: ein durchsuchbares, statusbasiertes Register für Konferenzbeschlüsse. Beschlüsse können niemals gelöscht werden – auch nicht durch Admins. Status (offen → in Umsetzung → umgesetzt), Verknüpfung mit Schulprojekten und Abstimmungen, Aktivitäts-Log mit Wert-Vergleich.

Beispiel GrundschuleAuf der Schulkonferenz wird die schulweite Lese-Stunde ab Januar 2027 beschlossen. Drei Jahre später kann jede neue Lehrkraft im Register nachlesen, wann, von wem und mit welchem Verlauf dieser Schultag-Bestandteil entstanden ist.

Modul 08

Administration & Erstkonfiguration

Für Administrator:innen führt der Schnelleinstieg in sieben Schritten durch die Grundkonfiguration. Bereits gespeicherte Werte sind vorbelegt – passende Schritte können übersprungen werden.

Schnelleinstieg in 7 Schritten

Aus der Grundkonfiguration jederzeit erneut startbar – nützlich, wenn ein neuer KI-Anbieter eingerichtet oder ein E-Mail-Versandweg umgestellt werden soll.

Admin-Passwort festlegen: Mind. 8 Zeichen, 3 von 4 Zeichenarten
Portalname: Erscheint im Header und in versendeten E-Mails
Datenschutzstufe: Vier kumulative Stufen (Empfehlung Grundschule: Stufe 2)
E-Mail-Versand: TurboSMTP API oder klassisches SMTP
KI-Anbieter (optional): Mistral-API-Schlüssel konfiguriert alle KI-Funktionen automatisch
Embedding (optional): Empfohlen BAAI/bge-m3 über IONOS AI Hub
Verschlüsselungskey extern sichern: AES-256-GCM, kein Recovery ohne Schlüssel

Sicherheits- und Datenschutz-Highlights

Privacy by Design: sensible Daten werden mit AES-256-GCM verschlüsselt, Passwörter mit Argon2 gehasht, Ideen und Idee-Abstimmungen sind technisch nicht rückverfolgbar – auch nicht für Admins.

Verschlüsselung: Klassenbuch, Termine, E-Mail-Verteiler
HMAC-SHA256: Anonymisierung im Stimmungsbarometer
Beschluss-Register: Nicht löschbar, nur archivier-/reaktivierbar mit Begründung
5 Rollen: Admin, Schulleitung, Editor, Viewer, Elternvertretung