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title: "3. Anwesenheit"
description: "Die Anwesenheitserfassung ist für den Alltag am Eingang, in der Betreuung oder im Ganztag gedacht: Kinder kommen an, werden erfasst — und werden zur Entlassungszeit wieder ausgetragen."
sidebar:
  label: "Anwesenheit"
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{/* Erzeugt aus ANLEITUNG.md — nicht von Hand bearbeiten.
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### 3.1 Anwesenheitserfassung

Die Erfassungsseite zeigt die Kinder als Karten. Du kannst:

![Die Anwesenheitserfassung — links am Computer, rechts am Telefon](/anleitung/bilder/anwesenheit.webp)

- **nach Klasse filtern** oder alle Klassen gemeinsam anzeigen,
- **nach Namen suchen** (auch per Spracheingabe),
- **den QR-Code eines Kindes scannen** — die Karten dafür druckst du in der Klassen-Detailseite (Tab „Listen und Aktionen“),
- **die Schriftgröße anpassen** — praktisch auf einem Tablet am Eingang.

**Ein Kind erfassen (Check-in):** Karte antippen bzw. QR-Code scannen — das Kind gilt als anwesend.

**Ein Kind entlassen (Check-out):** erneut antippen. Das Portal prüft, ob die Entlassung im **Entlassungsfenster** liegt (die hinterlegte Entlassungszeit ± Pufferzeit, standardmäßig 15 Minuten). Passt es nicht, bekommst du eine Warnung mit dem Grund — entlassen kannst du trotzdem, du bestätigst nur bewusst.

**Per Sprache entlassen:** Über die Sprachsteuerung (Kapitel 1.10) genügt „Peter aus der 5a entlassen“ — von jeder Seite aus. Das Portal zeigt das gefundene Kind mit Klasse zur Bestätigung; ist es nicht als anwesend markiert, sagt es das und entlässt nichts. Die Prüfung des Entlassungsfensters gilt auch hier.

**Die Infokarte des Kindes** zeigt alles, was in dem Moment wichtig ist: Entlassungszeit und -art des heutigen Tages, Abholhinweise, die hinterlegten Telefonnummern und die **wichtigen Hinweise in Rot** (Allergien u. Ä.). Ein Wisch nach rechts zeigt die zweite Seite mit weiteren Informationen, falls hinterlegt.

**Telefonnummern, wichtige Hinweise, weitere Informationen und die Fotoerlaubnis** stehen nur auf der Infokarte von Kindern aus Klassen, auf die du Zugriff hast (eigene Klassen, „Alle Klassen“ oder eine zeitlich begrenzte Freigabe) — Administration und Schulleitung sehen sie bei allen Kindern. Für Kinder anderer Klassen zeigt die Karte Entlassung, Abholhinweis und Module des Tages, damit du sie trotzdem sicher übergeben kannst. Wer in der Betreuung regelmäßig Eltern aller Klassen anrufen muss, braucht das Recht „Alle Klassen“ oder die Zuordnung als Erzieher:in der Klassen. Die Administration kann das in der Grundkonfiguration (Abschnitt „Anwesenheitsliste“, Schalter „Kontaktdaten aller Klassen in der Infokarte zeigen“) wieder für alle Klassen freigeben — dann sehen alle Mitarbeitenden und auch der Kiosk die volle Karte jedes Kindes.

**Das Symbol 🕕** erscheint hinter dem Namen, wenn ein Kind einen **Spätbetreuungs-Vertrag** hat und die letzte reguläre Abholrunde bevorsteht (ab 10 Minuten vorher). So entlässt niemand versehentlich ein Kind, das noch bleibt.

**Automatischer Check-out:** Zu einer konfigurierten Uhrzeit (Standard 19:00 Uhr) trägt das Portal alle noch anwesenden Kinder automatisch aus.

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### 3.2 Abwesenheiten prüfen

Die Seite beantwortet eine einzige Frage: **Bei welchen Kindern weiß heute noch niemand, warum sie fehlen?**

![Abwesenheiten prüfen — links am Computer, rechts am Telefon](/anleitung/bilder/abwesenheiten-pruefen.webp)

Gelistet wird ein Kind auf zwei Wegen:

- **Es hat den Grund „Unbekannt“** — eingetragen von dir oder einer Kollegin, weil die Abwesenheit ausdrücklich noch offen ist. Dieser Fall bleibt den ganzen Tag stehen, unabhängig von allem anderen.
- **Es hat gar keinen Grund** — dann müssen zusätzlich alle drei Punkte zutreffen:
  1. Für seine Klasse ist die **automatische Anwesenheit** eingeschaltet (alle Kinder werden um 08:00 Uhr auf anwesend gesetzt),
  2. es war heute schon einmal als anwesend erfasst und wurde danach **von Hand auf abwesend** gesetzt,
  3. das geschah **vor** seinem regulären Entlassfenster — wer nachmittags normal nach Hause geht, taucht hier nicht auf.

In Klassen **ohne** automatische Anwesenheit zählen deshalb nur die ausdrücklichen „Unbekannt“-Einträge.

Die Kinder stehen **nach Klasse gruppiert** — eigene und fremde Klassen in einer gemeinsamen, nach Klassennamen sortierten Liste (Viewer sehen nur die eigenen). Zu jedem Kind siehst du direkt die **Erziehungsberechtigten** mit Telefonnummer und E-Mailadresse, **weitere Kontakte** sowie die hinterlegten **wichtigen Hinweise** und **weiteren Informationen** — alles, was du für einen Anruf brauchst. Ein Tipp auf die Nummer wählt sie; die eigene Rufnummer wird dabei unterdrückt.

**Ein Klick auf den Namen** öffnet dieselbe Detailansicht wie auf der Seite „Abwesenheiten“: alle bisherigen Abwesenheiten und Verspätungen des Kindes samt Änderungshistorie.

**Bemerkungen festhalten:** Unter jedem Kind kannst du notieren, was du beim Nachfragen erfahren hast — zum Beispiel „Erziehungsberechtigte telefonisch nicht erreicht.“. Jede Bemerkung wird **angehängt** und mit deinem Namen und der Uhrzeit **für alle** sichtbar; nichts wird überschrieben. So sieht die nächste Kollegin sofort, was schon versucht wurde. Die Bemerkungen gelten für den heutigen Tag.

**Grund nachtragen:** Darunter steht ein kleines Formular mit dem **Grund** (voreingestellt „Unbekannt“). Bei „Sonstiges“ klappt ein Freitextfeld auf, in das du den Grund einträgst (Pflicht, höchstens 200 Zeichen). Das Häkchen **„Unentschuldigte Abwesenheit“** ist bei allen Gründen außer „Beurlaubung“ und „Religiöser Feiertag“ voreingestellt und lässt sich jederzeit umstellen. Der Eintrag landet im selben Datenbestand wie die Seite „Abwesenheiten“ und das Digitale Klassenbuch; ein erneutes Speichern ersetzt den bisherigen Eintrag.

**Was danach passiert:**

- Speicherst du **irgendeinen anderen Grund als „Unbekannt“**, ist der Fall geklärt: Das Kind verschwindet beim nächsten Laden aus dieser Liste — mitsamt seinen Bemerkungen. Nachlesbar bleibt der Eintrag über die Seite „Abwesenheiten“.
- Speicherst du **„Unbekannt“**, bleibt das Kind bewusst stehen. Das ist der richtige Weg, wenn du erst einmal nur festhalten willst, dass die Abwesenheit noch offen ist.

:::note
Die Liste zeigt damit immer nur die Fälle, um die sich noch jemand kümmern muss — ein Ausblenden von Hand braucht es nicht mehr.
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**In Klassen ohne eigenen Zugriff** — erkennbar am Hinweis unter dem Klassennamen — gilt dasselbe wie auf der Seite „Abwesenheiten": Einträge zählen dort **immer als unentschuldigt** — das Häkchen ist gesetzt und lässt sich nicht entfernen. Eine Detailansicht der bisherigen Abwesenheiten gibt es dort nicht; der Name ist deshalb nicht anklickbar. Kontaktdaten und Hinweise siehst du hier trotzdem, damit du nachfragen kannst, und Bemerkungen kannst du dort ebenso festhalten.

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### 3.3 Anwesenheitsliste und Protokolle

- **Anwesenheitsliste** — wer ist gerade da? Eine kompakte Übersicht aller anwesenden Kinder, ideal für den Blick zwischendurch oder im Notfall.
- **Anwesenheitsprotokolle** — wer wurde wann von wem erfasst und entlassen. Für Rückfragen („Wann ist Lena gestern gegangen?“) und zur Nachvollziehbarkeit.

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### 3.4 Kiosk-Modus

Der **Kiosk-Modus** schränkt die Sitzung auf die Anwesenheitserfassung ein — gedacht für ein fest installiertes Tablet am Eingang. Aus dem Kiosk-Modus kommt man nur über „Beenden“ wieder heraus, das die Sitzung abmeldet.

Weil am Kiosk jede Person das Gerät bedienen kann, zeigt die Infokarte dort **keine Telefonnummern und Hinweise** — auch nicht, wenn eine Administratorin den Kiosk gestartet hat. Entlassung, Abholhinweis und Module des Tages bleiben sichtbar. (Ausnahme: der Schalter „Kontaktdaten aller Klassen in der Infokarte zeigen“ in der Grundkonfiguration ist eingeschaltet.)

:::warning[Wichtig auf Klassen- und Eingangsgeräten]
Bleib dort nicht dauerhaft mit deinem persönlichen Konto angemeldet, außer im Kiosk-Modus. Eine offene Sitzung wäre sonst für jede Person mitbenutzbar, die an das Gerät kommt.
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### 3.5 Einstellungen (gelten für alle Klassen)

In der Klassenverwaltung stellst du zentral ein:

| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| **Pufferzeit** | wie viele Minuten vor/nach der Entlassungszeit eine Entlassung als „im Fenster“ gilt |
| **Automatischer Checkout** | Uhrzeit, zu der alle verbliebenen Kinder ausgetragen werden |
| **Sichtbare Wochentage** | welche Tage in den Zeiten-Tabs erscheinen |
| **Feste Entlassungszeiten** | die Auswahlliste, aus der Zeiten gewählt werden |
| **Spätbetreuung** | eine zusätzliche, spätere Entlassungszeit — nur wählbar für Kinder, bei denen im Tab „Zeiten“ das Spätmodul angehakt ist |

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